Changer de logiciel chauffagiste fait souvent hésiter pour une raison simple : la liste des clients. Des centaines de noms, d’adresses et de chaudières, qu’on n’a pas envie de retaper. Combustio les reprend depuis un fichier CSV, vous montre tout avant d’écrire quoi que ce soit, et ne touche jamais à une fiche déjà présente.
Ce qu’il vous faut
- Un fichier CSV de vos clients, exporté de votre ancien outil ou enregistré depuis Excel. Le séparateur peut être le point-virgule, la virgule ou la tabulation. L’encodage, UTF-8 ou celui des anciens Excel en français, est reconnu tout seul. 2 000 lignes et 5 Mo au maximum.
- Un ordinateur : l’import se fait dans le navigateur, fenêtre assez large.
- Le compte du gérant : un technicien ne voit pas l’import.
L’import en 4 étapes
Dans Profil, rubrique Entreprise, « Importer des clients » :
- Choisir le fichier : Combustio dit combien de lignes et de colonnes il a lues. Rien n’est enregistré avant la dernière étape.
- Associer les colonnes : une proposition est faite d’après les titres de vos colonnes (« CP », « GSM », « Courriel »…), avec des exemples tirés du fichier pour la vérifier. Seul le nom est obligatoire.
- Vérifier avant d’importer : les lignes sont rangées en groupes : à corriger, à vérifier, doublons, installations ajoutées à des clients existants, nouveaux clients. Seules les lignes cochées sont importées.
- Enregistrer les fiches : après votre confirmation, les fiches partent par lots de 200 au plus, chaque client avec ses installations. Un résumé dit ce qui a été créé, par exemple « 47 clients et 39 installations créés, 3 lignes ignorées ».
Côté client, l’import reprend le nom, le prénom, la civilité, la société, la rue, le numéro, le code postal, la localité, l’e-mail et le téléphone. Côté installation, c’est facultatif : combustible, marque, modèle, n° de série, puissance, mise en service et dernier contrôle connu. Une installation n’est créée que si le combustible, la marque ou le n° de série est rempli.
Les doublons, vérifiés avant d’écrire
Combustio compare chaque ligne à vos fiches, archivées comprises, et aux lignes plus haut dans le fichier :
- même nom et même adresse, société comprise : le client existe déjà. Sans nouvelle installation, la ligne est un doublon ; avec une autre installation, seule celle-ci s’ajoute (cochée d’office, sauf si la fiche du client est archivée), sans modifier la fiche du client ;
- même n° de série (au moins 3 caractères, dont un chiffre) qu’une installation déjà connue, chez n’importe quel client : c’est un doublon, même si le nom diffère ;
- le client existe et a déjà une installation qui ressemble beaucoup à celle de la ligne : elle passe « À vérifier ».
Les doublons et les lignes à vérifier ne sont jamais cochés d’office. Vous pouvez les cocher, par exemple pour un homonyme : une fiche de plus est alors créée.
Ce que l’import vérifie
Chaque ligne est contrôlée avant d’être proposée :
- l’adresse e-mail doit être valide, et le code postal belge, à 4 chiffres ;
- les dates s’écrivent JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ ; si elles semblent écrites mois avant jour, un avertissement le dit ;
- le combustible est reconnu sous ses noms courants : mazout, fioul, gasoil, gaz, gaz naturel, propane, butane. Un combustible inconnu n’empêche pas d’importer le client : seule l’installation est laissée de côté, avec un avertissement.
Une ligne à corriger ne peut pas être importée : vous la corrigez dans le fichier, puis vous le rechargez.
Ce que l’import ne fait jamais
- modifier ou remplacer une fiche existante : il ajoute seulement des clients et des installations ;
- cocher l’accord pour les rappels par e-mail : recueillez-le vous-même auprès de chaque client ;
- reprendre vos anciennes attestations : seuls les clients et leurs installations sont importés ;
- lire un classeur Excel ou la base de votre ancien logiciel : il lui faut un fichier CSV ;
- se lancer depuis le téléphone, ou par un technicien.
Une précaution : les fiches créées ne se suppriment pas, elles s’archivent une à une. Prenez le temps de relire l’aperçu avant de confirmer.
Si l’import s’arrête
Chaque lot attend la confirmation du serveur : l’import a besoin d’Internet. Si le serveur refuse une fiche ou si la connexion coupe, l’import s’arrête et le compte rendu dit ce qui a été créé et ce qui ne l’a pas été. Quitter l’écran pendant l’import l’arrête au lot suivant : l’app vous demande de rester jusqu’à la fin. Dans tous les cas, rechargez ensuite le même fichier : ce qui existe déjà revient en doublon ou « à vérifier », non coché.
Après l’import
- l’échéancier tient compte de la mise en service et du dernier contrôle connu de chaque installation ;
- vous complétez les fiches au fil des visites, par exemple avec la plaque signalétique lue par photo ;
- vous activez les rappels par e-mail pour les clients qui les acceptent ;
- vos clients et vos attestations se retrouvent dans les tableaux de Combustio sur PC, avec l’export Excel.
Pour commencer
- Exportez la liste de vos clients en CSV depuis votre ancien outil, ou enregistrez votre tableau Excel en CSV.
- Inscrivez votre entreprise en ligne : l’essai gratuit commence tout de suite, sans carte bancaire.
- Sur ordinateur, ouvrez Profil, puis « Importer des clients ».