Fixer les rendez-vous des contrôles prend du temps : appels manqués pendant une intervention, messages, rappels. Combustio propose la prise de rendez-vous en ligne pour chauffagiste, dans la formule Premium. Le client choisit une demi-journée, matin ou après-midi. Vous confirmez ou refusez depuis l’app, et il reçoit la réponse par e-mail.
Comment se passe la prise de rendez-vous en ligne
- Le lien : vos clients le reçoivent dans l’e-mail de rappel, avec le bouton « Choisir une demi-journée ». Les nouveaux clients passent par votre lien public, à mettre sur votre site, votre page Facebook ou votre fiche Google.
- La demande : première question, « Que souhaitez-vous ? » : « Entretien de la chaudière », « Ramonage seulement » ou « Les deux ». Viennent ensuite la chaudière, les appareils à ramoner et le motif de la visite. Pour un client connu, la page est pré-remplie depuis sa fiche.
- La demi-journée : le client voit les demi-journées libres, semaine par semaine, avec leurs heures, par exemple « 8 h - 12 h ». Jamais une heure précise.
- Votre réponse : vous recevez un e-mail « Nouvelle demande de rendez-vous », et la demande apparaît sur l’écran Aujourd’hui. Vous la confirmez, ou vous la refusez avec un motif facultatif.
- Le retour au client : à la confirmation, il reçoit « Rendez-vous confirmé », avec l’invitation d’agenda (rendez-vous.ics). En cas de refus, il reçoit « Cette demi-journée n’est plus disponible » et un bouton pour en choisir une autre.
Un empêchement ? Le client annule depuis son lien, et vous êtes prévenu par e-mail. Les rendez-vous confirmés des 14 prochains jours s’affichent sur l’écran Aujourd’hui, avec « Commencer le contrôle » ou « Commencer le ramonage ».
L’onglet Planning montre les demandes et les rendez-vous à la semaine ou au mois : vous y déplacez ou annulez un rendez-vous, ou en fixez un vous-même, et le client est prévenu par e-mail (case cochée d’office) si son adresse est connue. Voir Combustio sur PC.
Une capacité comptée en temps, pas en créneaux
Vous ne fixez pas un nombre de rendez-vous par demi-journée, mais du temps :
- les horaires du matin et de l’après-midi (au départ, 8 h - 12 h et 13 h - 17 h) ;
- la durée d’un entretien mazout, mazout à condensation et gaz (au départ, 75, 90 et 60 minutes) ;
- le temps ajouté pour le ramonage du conduit, pour chaque ramonage en plus, et une marge si le client signale une panne ;
- le trajet, compté avant chaque entretien (au départ, 15 minutes).
Une demi-journée n’est proposée que si la visite y tient encore, avec les demandes et les rendez-vous déjà pris, trajets compris. Avec les réglages de départ, l’app affiche « Le matin : environ 3 entretiens gaz ou 2 mazout. » Si le client ajoute un ramonage ou signale une panne et que la demi-journée devient trop courte, la page le lui dit et ne garde que celles où la visite tient. Combustible inconnu : la plus longue des trois durées est retenue.
Votre planning, vos règles
Le gérant règle tout dans Profil, puis Réglages, rubrique « Rendez-vous en ligne » :
- la semaine type : les demi-journées ouvertes, jour par jour (au départ, du lundi au vendredi) ;
- les jours fermés : congés, chantiers, un jour ou une période ;
- la première demi-journée proposée : aujourd’hui, demain, après-demain, dans 3 ou 7 jours ;
- jusqu’où les demandes sont possibles : 30, 60, 90 ou 120 jours.
Les réglages se préparent avant d’activer : tant que l’interrupteur est éteint, rien n’est proposé à vos clients. Votre lien public se copie ou se partage depuis la même rubrique.
Ce que le serveur vérifie
Chaque demande est revérifiée au moment où elle arrive :
- la demi-journée est encore libre pour la durée demandée : si deux clients visent la dernière place, un seul l’obtient, l’autre est invité à en choisir une autre ;
- l’installation n’a pas déjà une demande en attente ou un rendez-vous confirmé à venir ;
- des plafonds limitent les abus : 5 envois par installation et par jour ; sur le lien public, 3 demandes par jour et par adresse IP, et 20 demandes de nouveaux clients par jour pour votre entreprise ; un champ piège arrête les robots ;
- sur le lien public, la question « Déjà client ? » ne révèle rien : le lien personnel part seulement à une adresse déjà connue, et la page répond la même chose à tout le monde.
Rien n’est écrit dans vos fiches avant la confirmation. À la confirmation, les champs vides reçoivent ce que le client a indiqué (téléphone, e-mail, combustible, marque, modèle, brûleur), avec une note « à vérifier sur place ». Une valeur déjà remplie n’est jamais remplacée : l’app vous montre la différence, et vous mettez à jour si vous le voulez. Pour un nouveau client, vous rattachez la demande à une fiche existante ou vous créez sa fiche.
Les rappels par e-mail s’arrêtent dès qu’une demande est en attente ou qu’un rendez-vous confirmé est à venir.
Pour qui ?
Pour les chauffagistes qui veulent passer moins de temps au téléphone à fixer les passages : technicien seul, ou entreprise avec des techniciens. Tout membre de l’entreprise peut confirmer ou refuser une demande depuis l’écran Aujourd’hui ; les réglages restent au gérant.
Ce que la prise de rendez-vous ne fait pas
- pas d’heure précise : le client choisit une demi-journée, le technicien passe pendant celle-ci ;
- pas de réservation automatique : chaque demande attend votre confirmation ;
- ni SMS, ni paiement en ligne ;
- vos clients actuels reçoivent surtout leur lien dans les rappels : activez aussi les rappels par e-mail (ils peuvent aussi passer par votre lien public, avec leur adresse e-mail connue) ;
- elle demande la formule Premium : le détail est sur la page Tarifs.
Pour commencer
- Inscrivez-vous : l’essai gratuit, sans carte bancaire, comprend la formule Premium ; choisissez-la ensuite pour continuer.
- Réglez vos horaires, vos durées, votre semaine type et vos jours fermés.
- Activez les rappels par e-mail et les rendez-vous en ligne, puis partagez votre lien public.