Les clients oublient leur contrôle, et le chauffagiste n’a pas le temps de les relancer un par un. Combustio envoie le rappel d’entretien de chaudière à votre place : celui du contrôle périodique, et celui du ramonage. Chaque matin, le serveur relit l’échéancier et écrit aux clients dont l’échéance approche, s’ils ont accepté les rappels.
Comment partent les rappels d’entretien de chaudière
- Chaque matin à 7 h, le serveur passe en revue les installations des entreprises qui ont activé les rappels.
- Le premier e-mail part avant la fenêtre du contrôle : 30, 45, 60 ou 90 jours avant, au choix (45 au départ).
- Si le contrôle n’est toujours pas fait, un rappel part 14, 21 ou 30 jours après le précédent (14 au départ).
- Trois e-mails au plus pour une même échéance. Le contrôle fait, l’échéance passe à la suivante et les rappels s’arrêtent d’eux-mêmes.
Contrôle déjà à faire, en retard, ou recontrôle daté : le premier e-mail part au prochain passage du matin.
Ce que dit l’e-mail
Les dates viennent de l’échéancier, l’appareil et l’adresse de vos fiches. Par exemple : « Le contrôle périodique obligatoire de votre installation de chauffage est à réaliser entre le … et le … ». En retard, l’e-mail ajoute : « S’il a été fait entre-temps, ne tenez pas compte de ce message. »
- Il part au nom de votre entreprise, et le client répond directement à votre adresse e-mail.
- Il reprend vos coordonnées : adresse, téléphone, e-mail.
- Il porte un lien de désinscription.
- En formule Premium, rendez-vous en ligne ouverts, il porte le bouton « Choisir une demi-journée ».
Si vous avez noté une date d’entretien conseillé à la fin du contrôle, et qu’elle tombe avant la fenêtre, le premier e-mail se cale sur cette date.
Les dates sont celles de l’échéancier
Les rappels suivent l’échéancier de l’écran Aujourd’hui. La fenêtre du contrôle respecte l’article 13 de l’AGW du 29 janvier 2009 : chaque année pour le mazout ; pour le gaz, tous les trois ans jusqu’à 100 kW de puissance nominale utile, tous les deux ans au-delà. Après une non-conformité, le rappel porte sur le recontrôle, s’il a une date limite (appareil à l’arrêt : aucun rappel avant sa remise en service). Le guide Périodicité du contrôle détaille le calcul.
Sans échéance connue, aucun rappel ne part : fiche incomplète (combustible, puissance d’une chaudière gaz, aucune date connue), ou dernier contrôle inconnu.
Le ramonage aussi
Après une attestation de ramonage, la date du prochain ramonage est rappelée de la même façon : même délai, même rythme, trois e-mails au plus. L’e-mail liste les appareils à ramoner. Quand le rappel du contrôle et celui du ramonage tombent le même jour, le client reçoit un seul e-mail : « Entretien de votre chaudière et ramonage ».
Ce que le serveur vérifie avant d’écrire
- les rappels sont activés par l’entreprise ;
- le client a accepté les rappels (une case sur sa fiche), ne s’est pas désinscrit et a une adresse e-mail valable ;
- aucune demande de rendez-vous n’est en attente, aucun rendez-vous confirmé n’est à venir ;
- un seul e-mail par client et par jour ;
- 100 e-mails au plus par entreprise et par jour, comme garde-fou ;
- chaque envoi est réservé avant de partir : une exécution interrompue ne renvoie pas le même e-mail le même jour.
Sur la fiche du client, la rubrique « Rappels envoyés » montre chaque e-mail parti, ou celui qui n’a pas pu partir. Un client désinscrit est signalé dans ses coordonnées.
Pour qui ?
Pour tout chauffagiste qui suit un fichier de clients : les rappels font partie de la formule Basic. Avec la formule Premium et les rendez-vous en ligne, le client choisit sa demi-journée directement depuis l’e-mail : voir la prise de rendez-vous en ligne.
Ce que les rappels ne font pas
- ni SMS, ni courrier : uniquement l’e-mail ;
- rien sans l’accord du client : vous cochez la case sur sa fiche quand il est d’accord, ou il la coche lui-même en demandant un rendez-vous par votre lien public (formule Premium). L’import de vos clients depuis un fichier ne la coche jamais ;
- pas de rappel sans échéance connue : complétez les fiches ;
- trois e-mails au plus par échéance : au-delà, c’est à vous de reprendre contact.
Pour commencer
- Renseignez l’adresse e-mail de votre entreprise : c’est là que vos clients répondent.
- Activez les rappels dans Profil, puis Réglages, et choisissez les délais.
- Cochez « J’accepte de recevoir les rappels de contrôle par e-mail » sur la fiche des clients qui sont d’accord.